Plus un litige traîne, plus il sera difficile de le solder. Et l’image de votre entreprise se trouve impactée par les conséquences de litiges. Il devient donc impératif de détecter au plus tôt dans la chaîne Order-to-Cash la raison d’un litige et sa pertinence. Alors comment améliorer la résolution des litiges le plus rapidement possible ?
La digitalisation, facilitateur de détections
Dans la plupart des cas les litiges s’avèrent liés à l’organisation interne de votre fournisseur. Il peut s’agir d’un problème de livraison, appelé litige commercial, ou d’une erreur dans le bon de commande ou encore dans l’identification du destinataire de la facture, nommés litiges administratifs. En fonction de la cause du litige, l’interlocuteur en charge de le traiter chez votre fournisseur peut varier. Il vous faut donc trouver non seulement un détecteur de litiges rapide mais aussi un outil intelligent capable de s’adresser à la bonne personne.
Or l’organisation de vos factures facilite grandement la détection de litiges. Mettre en place un algorithme, ou workflow, de résolution de litiges contribue alors à leur identification en amont des échéances de factures. Entre autres, dans un workflow de résolution de litiges, un changement de statut génère un changement de contributeur afin de les traiter au plus vite. Ce qui évite le recours aux procédure judiciaires. Un tel système va intervenir pour consigner le motif du litige, la date cible de résolution et les personnes concernées. 3 en 1, cet outil opérationnel se doit d’apporter rapidité, détection et pertinence.
Additionnellement, votre outil de gestion peut aussi proposer l’état d’avancement du litige : nouveau, validé ou encore comptabilisé ou rejeté, etc. Chaque changement de statuts déclenche de nouvelles alertes et notifications aux personnes concernées. Les mails ou autres moyens pertinents de contacts sont ensuite envoyés aux bonnes personnes. Ainsi la digitalisation prend en compte votre litige, une note de débit ou la création d’un avoir en comptabilité, etc. Autrement dit, plutôt que d’opter pour une baguette de sourcier afin de détecter la source de vos problèmes, la digitalisation vous apporte des outils modernes et réactifs.
La main humaine, pilote de toutes décisions
La digitalisation d’un litige appelle à une intervention humaine pour toute prise de décision. L’humain reste pilote de la digitalisation de ces process afin de valider un choix. Dans une entreprise, un outil de gestion des finances vous apporte un co-pilote en charge de la détection afin que vous n’ayez qu’à traiter les décisions clés.
Mais ces processus gagnent à être compléter par d’autre données. Ainsi, une étude statistique sur les litiges permet de définir vos axes de travail prioritaires pour supprimer leurs sources. Au final, la digitalisation co-pilotée accélère les rentrées de cash tout en améliorant la relation et satisfaction client ainsi que vos liens avec vos fournisseurs.
La solution CashOnTime, optimisateur et bénéfique pour vos relations clients
CashOnTime possède la capacité de gérer en co-pilote les litiges. « Notre activité de grossiste génère des flux spécifiques liés à des financements d’opération de nos fournisseurs auprès de nos clients, ainsi les déductions opérées par nos clients sur leurs règlements sont nombreuses, » détaille Dorothée POULETTE, Responsable Relation Clients chez INNOV8. « Aussi l’utilisation du module litige nous permet de centraliser la totalité de ces diverses déductions, ainsi que l’ensemble des contestations liées à des écarts de prix ou à des écarts de quantité. »
Et les avantages de ce système intelligent ne s’arrêtent pas là. « Cette centralisation permet alors à chaque valideur de mener au plus vite les actions d’analyse pour valider ou contester chaque dossier litige, et aussi de partager les informations amenant à cette décision, » ajoute Dorothée POULETTE.
En plus, grâce à sa centralisation des informations CashOnTime bénéficie à la relation client. Une conclusion partagée avec Dorothée POULETTE : « Cette centralisation permet de limiter les échanges mails et de documents, et optimise ainsi nos délais de traitement, ainsi que le partage de l’information. Les utilisateurs constatent l’amélioration des délais car ils ne sont plus submergés par les échanges de mails et les actions de relance multiples, qui étaient auparavant nécessaires. »
