Sans solution dédiée, il est difficile de maîtriser la gestion documentaire, surtout si on mixe documents papiers et numériques, et leurs provenances.
La gestion documentaire est un sujet central au sein de toutes les organisations. Les collaborateurs utilisent et interagissent quotidiennement avec une quantité importante de documents, de toute taille et de tout format. Les flux documentaires sont omniprésents au sein de tous les services de l’entreprise, cela demande ainsi une excellente organisation, gestion et sécurisation de l’ensemble de ces flux documentaires.
Sans solution dédiée, il devient assez difficile de maîtriser cette gestion, surtout lorsqu’on mixe documents papiers et numériques, provenant de multiples sources (courrier, email, clé USB, serveur, scanner), et utilisés par différentes personnes au sein de l’organisation.
Un processus de gestion documentaire solide grâce à la GED
Il ne faut pas se leurrer. Espérer rationaliser et optimiser sa gestion documentaire sans outil en 2022 relève de l’impossible ou de la torture pour les plus téméraires. Comme expliqué plus haut, la quantité, la variété et la richesse des documents invitent les organisations à s’équiper de solutions tierces pour optimiser le traitement et l’exploitation des données. Ces solutions sont plus connues sous le nom de GED, gestion électrique de documents.
Une solution de GED va permettre de prendre en charge l’ensemble du flux, de la capture du document jusqu’à sa sécurisation en passant par son classement ou sa consultation. Voici à quoi pourrait ressembler un flux de gestion documentaire maîtrisé :
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La récupération de l’ensemble des documents :
La première étape d’une bonne gestion documentaire consiste à mettre en place un système qui va permettre de récupérer ou de capter l’ensemble des documents. Ces derniers peuvent être liés aux services financiers ou comptabilités, ressources humaines, commerciaux, qualité, … Le plus important est de définir le périmètre et d’inventorier l’ensemble des sources d’acquisition : e-mail, scanner multifonction, formulaire web, scan mobile, documents issus d’applications métiers. Le système va ainsi collecter et centraliser l’ensemble de ces documents à votre place de manière structuré.
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Le traitement des documents récupérés :
La gestion documentaire ne se limite pas à la récupération des documents. Elle permet aussi d’intégrer ses documents dans un processus métier déjà existant au sein de votre organisation (le recrutement d’un collaborateur, ou le traitement d’une facture fournisseur) mais, cette fois-ci en version totalement dématérialisée. Les échanges et interactions autour des documents se font alors via un seul outil, l’outil de GED ou gestion électronique de document. L’outil prend en charge les workflows, les contrôles d’intégrité du document, l’archivage sécurisé ou encore l’intégration avec les ERP.
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La mise à disposition des documents pour les utilisateurs
L’objectif d’une bonne gestion documentaire est évident la productivité. La capacité qu’ont les collaborateurs à accéder facilement et rapidement aux documents, les afficher, les modifier ou les classer. Les outils de GED sont conçus pour apporter cette productivité, avec un élément supplémentaire et incontournable : la sécurité et la gestion des versions des documents.
