Avec un nombre de plus en plus important de données collectées, de nombreuses sociétés décident de mettre en œuvre une solution BI pour les aider dans l’exploitation de cette richesse d’informations. L’investissement et la compréhension d’un projet BI sont essentiels à sa réussite au sein d’une entreprise.
La résistance au changement étant un phénomène connu lorsque l’on souhaite
Identifier les besoins et les bénéfices de la mise en place d’un projet BI
Les raisons qui peuvent pousser une entreprise à lancer un projet BI peuvent être variées : recherche d’avantages concurrentiels, amélioration de la « récolte » et du traitement des données, meilleur partage des connaissances entre les services, prises de décisions éclairées, etc.
Les motivations seront propres à chaque société. Néanmoins, l’identification des raisons est une étape primordiale qui implique à minima une personne de chaque équipe métier.
Quelque soit la raison principale qui va pousser une entreprise à se doter d’une solution BI, les futurs utilisateurs seront les collaborateurs qui vont pouvoir travailler de façon plus coordonnée, anticiper leurs décisions grâce à des analyses précises, voire même prédictives…
Il est donc indispensable de recueillir leurs besoins dès le début du projet. En agissant ainsi, les équipes métiers seront impliquées et auront moins de résistance au changement lors du déploiement des outils.
Trouver le responsable qui portera le projet BI dans l’entreprise
Si le soutien de toute l’équipe est primordial, il est également recommandé d’identifier une personne qui aura la charge de piloter le projet. « Il faut nommer systématiquement un sponsor qui sera le garant du projet, et qui saura communiquer auprès des équipes interne pour les fédérer et les embarquer dans cette aventure commune », souligne Sofiane Bouiche, Chef de Projet Business Intelligence chez DIMO Software.
Si cette personne est un membre de la direction, c’est un plus, car l’expérience montre que dans une telle configuration, l’implication des managers est totale !
L’astuce utile ? Donner un nom au projet. « Cela confère une dimension plus concrète, presque tangible, et renforce l’adhésion de toutes les forces vives de l’entreprise », poursuit Sofiane Bouiche.
En parler… régulièrement avec l’ensemble des équipes !
C’est le cas classique. On annonce la mise en place d’un projet de BI à l’ensemble du personnel, ou alors à un cercle plus restreint de collaborateurs, et ensuite on ne les sollicite plus ! Pour qu’une communication soit efficace, celle-ci doit être régulière.
Cette approche permet de garder la motivation des membres de votre équipe ou des autres supports métiers et de vous faire remonter les éventuelles informations (parfois critiques) qui peuvent influer sur la mise en place du projet de BI. C’est aussi l’occasion de commencer à travailler dans une nouvelle dynamique collaborative, la même qu’encourage l’informatique décisionnelle.
Accepter une intégration incrémentale de la solution de Business Intelligence
Lorsqu’il y a intégration d’une solution BI dans la stratégie de l’entreprise, les collaborateurs s‘attendent à voir des résultats. Et ils ont bien raison ! Des ressources humaines et matérielles ont été mobilisées, le ROI attendu doit donc être de qualité. Or la BI est également un processus de long terme, et si des résultats peuvent être visibles immédiatement, d’autres le seront sur une période plus longue.
Une solution éprouvée consiste à déployer un premier projet « quick win » à destination des métiers moteurs de l’entreprise. Les bénéfices peuvent être rapidement mesurables. Ils vont conforter et redynamiser les équipes dans le choix qui a été fait. « Il faut aussi accepter de travailler pendant quelques temps en mode hybride » souligne Sofiane Bouiche, le basculement entre les logiciels utilisés pendant des années (type Excel, ou autre) et les nouveaux outils peuvent nécessiter de l’adaptation et des ajustements.
Cap sur la formation des équipes métiers au logiciel BI
Afin d’éviter des sous-utilisations ou des blocages, le dernier volet de l’intégration d’un projet de BI ne pourra faire l’impasse sur une formation adéquate. « Si le client veut être autonome dans la construction de sa plateforme BI, nous prévoyons un programme de formation en amont, puisque la mise en œuvre du projet se fait avec lui.
Mélange de théorie et de pratique, la formation permet une prise en main rapide par les équipes métiers et inscrit la réussite dans la durée. Il n’est pas rare en effet que des entreprises ayant décidé d’intégrer des outils d’intelligence décisionnelle dans leur stratégie constatent, quelques années plus tard, une adhésion en demi-teinte ou l’échec du projet.
Afin d’éviter ces situations, une bonne méthode consiste à questionner les équipes sur les gains de productivité obtenus grâce aux nouveaux outils.
« Là où un contrôleur de gestion passait 10 ou 15 jours à créer ses tableaux d’analyse, il dédiera bien moins temps à cette étape fastidieuse et pourra se concentrer plutôt sur l’analyse des résultats afin d’améliorer sa stratégie », conclut Sofiane Bouiche. Cette prise de température régulière auprès des équipes métiers permet de mesurer le ROI, de faire évoluer la plateforme en fonction de l’évolution de l’Entreprise et d’inscrire ainsi la réussite dans la durée.
