La Business Intelligence est stratégique pour les entreprises. Sa réussite nécessite quelques points d’attention: organisationnelles, structurelles, résistance au changement, etc. DIMO Software, intégrateur de solution de BI, a demandé à Benjamin Moulet, expert en gestion de données, les raisons qui peuvent compromettre définitivement la réussite d’un projet de ce type.
1. Considérer qu’il s’agit uniquement d’un projet IT
Le principe de la BI est de favoriser des décisions éclairées en s’appuyant sur les données de l’entreprise. Pour y parvenir, il est nécessaire de travailler à la fois sur la définition des besoins avec les équipes métiers, mais également sur la partie technique avec les équipes IT .
En tant que levier de décision stratégique, ce sont les utilisateurs qui prendront en main l’outil et qui pourront donc juger de sa performance. L’approche idéale est celle-ci : comprendre les enjeux métiers et définir les indicateurs de performance, pour collecter et modéliser l‘information et proposer une solution pertinente dans la prise de décision.
2. Ne pas s’impliquer au côté de l’intégrateur
Quand on se fait accompagner par un intégrateur, il est tout à fait normal de faire confiance à son expertise. Pour autant, l’entreprise qui a un projet de BI doit être actrice et s’impliquer dans le projet. « J’aime parler de co-construction avec le client, car la réussite du processus est le fruit d’un échange entre les deux parties », souligne Benjamin Moulet.
Ce type de projet ne doit pas être considéré comme un coût mais bien comme un investissement. L’intégrateur est le garant de la réussite technique du projet et le client est quant à lui garant de la connaissance fonctionnelle, métier et de sa stratégie.
Des échanges constants, réguliers et de qualité, entre l’intégrateur et le client, sont indispensables pour opérer les bons arbitrages et garantir le succès du projet décisionnel.
3. Faire l’impasse sur un sponsor du projet et des utilisateurs clés
La mise en place d’une solution de BI est un projet stratégique qui vient servir les différents métiers de l’entreprise. Il est nécessaire de désigner un « sponsor » du projet qui fera le lien entre la direction de l’entreprise, les utilisateurs métiers et l’intégrateur. Son rôle d’orchestrateur côté client garantit le bon suivi et la fluidité des étapes.
D’autre part, l’identification d’utilisateurs clés est primordial pour la définition des indicateurs et règles de gestion, répondre aux questions de l’intégrateur et être garant de la recette du projet.
4. Ne pas accompagner le changement
Un projet de business intelligence amène des nouveaux outils, des nouvelles pratiques. Un processus automatisé de gestion des données peut donner une fausse impression de perte de la maitrise des données.
Avec les outils décisionnels, les collaborateurs vont pouvoir passer de la donnée brute à l’information pertinente et facile à analyser pour aiguiller leur prise de décision. Mais quand on a travaillé dix ou vingt ans avec les mêmes outils, le changement n’est pas facile ! « C’est pourquoi cette transformation digitale doit être accompagnée », poursuit l’expert de DIMO Software.
5. Penser qu’on peut y arriver seuls
A part les très grandes entreprises ou les multinationales, qui ont les moyens financiers pour constituer en interne des équipes dédiées, dans 90% des cas un projet de BI nécessite le recours d’un intégrateur. Au-delà de son expertise, celui-ci sera un atout pour :
⦁ challenger l’entreprise sur son rapport à la donnée, la définition de ses indicateurs de pilotage et y apporter des axes d’amélioration,
⦁ affiner les besoins du client et limiter les risques d’enfermement dans des scenarii figés,
⦁ offrir une solution toujours en phase avec son marché grâce à des spécialistes formés aux dernières évolutions techniques en matière de data.
Se faire accompagner par un intégrateur permet de bénéficier de son retour d’expérience et de capitaliser sur les projets menés d’un point de vue fonctionnel comme technique.
6. Penser qu’un projet BI est figé
Les données sont comme le business d’une entreprise, mouvants et changeants. « C’est donc une erreur de penser qu’un projet de BI s’arrête une fois que l’outil est déployé, c’est-à-dire conforme à la demande formulée au départ », indique Benjamin Moulet.
Le plus grand projet de gestion de données du monde pourra marcher à court et moyen terme, mais échouera à long terme s’il n’y a pas un suivi et une réflexion sur les évolutions à mener.
L’évolutivité est nécessaire pour répondre aux nouveaux besoins et demandes de l’évolution de l’activité de l’entreprise. C’est classique, mais des utilisateurs qui ne s’étaient jamais manifestés pendant les phases préparatoires lèveront le doigt dès que les outils feront partie de leur travail au quotidien.
7. Ne pas découper le projet BI
Un projet doit se voir par besoins métiers : RH, Finance, Commerce, … et chacun peut être traité par projet. Vite et bien font rarement bon ménage. Ainsi, il est préférable de procéder à une intégration « par lots » plutôt que tout faire d’un coup.
En découpant le projet par lot (domaine fonctionnel), on obtient des résultats immédiats à très court terme ce qui permet de garder les équipes impliquées et créer une adhérence plus forte au projet.
Travailler par lot permet de mesurer les résultats rapidement et d’ajuster, si nécessaire, le projet en cours de route et de gérer plus facilement les évolutions futures.
