Modifier les valeurs de plusieurs fiches dans son CRM peut parfois paraître fastidieux. Et si seulement ces fiches pouvaient être modifiées en un clin d’œil avec un simple glisser/déposer, ce serait top… Eh bien c’est possible grâce à la méthode Kanban intégrée à son CRM !

Mais qu’est-ce donc qu’un Kanban ?

Le Kanban est tout d’abord un terme japonais signifiant étiquette. C’est aussi une méthode qui, dans le monde du développement logiciel, est un système visuel de gestion des processus inspiré de l’industrie automobile et du système de production de Toyota.

L’idée d’un Kanban est donc de pouvoir non seulement visualiser des données sous forme d’étiquettes au contenu paramétrable, classées en colonnes, mais également de pouvoir les déplacer d’une colonne à l’autre via un simple glisser/déposer… et par la même opérer des modifications de valeurs au niveau du détail de la fiche ainsi déplacée.

Le Kanban dans la relation client

L’objet Kanban, intégré à votre CRM, peut avoir des applications multiples.
Quelques exemples :
   ⦁ Le suivi des propositions commerciales
   ⦁ Le suivi des leads
   ⦁ Le suivi des tickets et des demandes clients

Tout peut être imaginé à partir du moment où un processus, un suivi, une affectation à réaliser, sont nécessaires dans le cadre d’une utilisation de votre CRM.

Le Kanban permet une visualisation globale, synthétique ainsi qu’une mise à jour dynamique. La gestion des données de votre CRM avec cette méthode a plusieurs avantages :
   ⦁ Visualisez rapidement vos données : Il permet de savoir facilement quel est l’état d’avancement d’un projet et de visualiser le flux de travail réalisé à chaque étape. Les colonnes du tableau dans lequel vous allez déplacer les étiquettes vont représenter les étapes du processus que vous avez défini. Chaque tâche va évoluer au sein du tableau jusqu’à ce qu’elle soit achevée.
   ⦁ Répartissez équitablement vos tâches : en un clin d’œil, identifiez le nombre de tâches figurant dans une étape de votre Kanban. Vous pouvez ainsi déterminer si un nombre inhabituel de tâches sont à réaliser au sein d’une même étape, pour ensuite mettre en place les actions adéquates pour rétablir la situation.
   ⦁ Optimisez le pilotage de votre activité : vous pouvez suivre et analyser le déroulement de vos tâches à travers chaque étape de votre Kanban afin de connaître l’efficacité des actions mises en place tout au long du processus.

2 exemples d’utilisation de la méthode Kanban dans le CRM

Gérer son portefeuille d’affaires dynamique

La méthode Kanban permet de visualiser et de mettre à jour par simple glisser/déposer l’ensemble du portefeuille commercial.
Cet outil de visualisation est utile à tout type de collaborateur au sein de votre société. Vous pouvez par exemple :
   ⦁ Si vous êtes Commercial, gérer votre portefeuille d’affaires et planifiez vos futures actions en conséquence.
   ⦁ Si vous êtes Manager commercial, piloter votre équipe en visualisant où en sont les ventes en cours.
   ⦁ Si vous êtes Directeur général, suivre le portefeuille d’affaire globale de votre entreprise et savoir où en sont toutes vos opportunités commerciales.
Chaque colonne du Kanban utilisée pour cela prendra le nom des étapes de votre processus de vente, comme par exemple :
Détection > Qualification > RDV > Proposition > Short-list > Négociation > Closing
Vous déterminerez donc rapidement quelle étape de votre processus de vente est fructueuse ou au contraire celle que vous devez améliorer.

Traiter les tickets et les demandes clients

Ici, la méthode Kanban permet de gérer les demandes des clients tout en facilitant la planification des tâches du service support.
Ainsi, lorsqu’une nouvelle demande émane d’un client, celle-ci va créer automatiquement un ticket, qui sera affecté à une personne du support qui traitera cette demande. Lorsque la personne aura résolu le problème ou simplement répondu à la question du client, il soumettra sa réponse à ce dernier qui confirmera que sa demande a bien été traitée. Le service client pourra dans ce cas clôturer le ticket, qui sera arrivé au bout du processus de traitement de la demande.

Celle-ci aura donc suivi les étapes suivantes, dans le Kanban défini par le support client :
Création du ticket > traitement du ticket > résolution du ticket > Confirmation du client > Clôture du ticket
Grâce à cette visualisation, le service support pourra déterminer très facilement le nombre de tickets en cours à chaque étape et identifier facilement les étapes où des actions peuvent être mises en place afin d’optimiser le processus.

Que ce soit pour les forces de vente, le service client ou toute autre équipe nécessitant de gérer ses données de manière dynamique, la méthode Kanban intégrée au CRM apporte confort, rapidité et souplesse dans l’administration de ses tâches quotidiennes.
La mise en place du Kanban dans YellowBox CRM ne nécessite que quelques clics par votre administrateur, et son appropriation par les utilisateurs est immédiate.