Le poste clients englobe les traitements liés à toutes les factures émises (l’imputation comptable, le lettrage automatique, le recouvrement). Dans ce cadre-là, l’Intelligence Artificielle (IA) est un ensemble de processus reproduisant le raisonnement, le schéma de pensée humain.

L’IA dans l’optimisation du poste clients

Tous les règlements journaliers sont soumis à des règles de lettrage automatique au sein d’une stratégie de lettrage (numéro de factures, égalité du montant, cumul de factures). Ce type de paramétrage est renseigné dans la plateforme.
80 % des règlements sont lettrés automatiquement, les 20 % restants sont pris en charge par le moteur d’IA. Pour chaque règlement, il y a deux temps :
    1ère étape : le deep learning – apprentissage en profondeur via un réseau neuronal – ingurgite des motifs et permet de déduire toutes les combinaisons de montants de factures correspondant au montant du règlement (une seule, des dizaines, des milliers…). Ce qui fait varier le chiffre, c’est par exemple le nombre de factures ouvertes au sein d’un compte client, la hauteur du montant, la présence d’avoirs…
    2ème étape : le machine learning va identifier les combinaisons les plus pertinentes pour les proposer à l’utilisateur. La machine va donc apprendre tout un tas d’exemples. Elle fera des erreurs, mais les intègrera dans le processus. Des corrélations se font entre toutes les factures payées (mesure de la proximité des numéros de factures, des dates etc.). Le système sera en mesure de mettre un score aux diverses combinaisons pour proposer uniquement les plus pertinentes à l’utilisateur, un peu comme des indices de confiance par rapport à toutes les règles mémorisées.

L’objectif ? Augmenter le taux de liquidités rapprochées en visant 99 % !

CashOnTime Allocation chez Manpower

Gérard Anta explique : « Nous dissocions, en termes de poste clients, la comptabilité client du recouvrement. La partie dédiée à la comptabilité client était constituée de 7 personnes plus d’un chef de groupe. Leur activité principale consistait à saisir des règlements et effectuer le lettrage, c’est-à-dire le rapprochement des règlements avec les factures. En central, une équipe recouvrement de niveau pilotait la résolution des problèmes sur des comptes complexes suivant des plans d’action menés en collaboration avec le commerce. Elle assurait la relance de certaines organisations ayant des comptes complexes et des modes opératoires particuliers, et s’assurait que le recouvrement se fasse dans les meilleures conditions. Enfin, le recouvrement offshore, externalisé consiste en la relance de clients selon des workflows prédéfinis en rapport avec la taille des entreprises, de leur typologie, habitudes de paiement, les relances se faisant en automatique ou en manuel ».
Des macros Excel avaient été paramétrées en interne pour réaliser une partie du lettrage automatique dans le Système Informatique (SI). Aujourd’hui, Manpower gère 30 000 règlements, dont 85 % sont des virements. Le taux atteint était de 39 % pour la saisie et le rapprochement semi-automatique. Cela a incité l’organisation à chercher une solution plus performante. Or, la gestion des pics était problématique, notamment en début, milieu et fin de mois. Gérard Anta complète : « En moyenne, nous traitons 1 500 virements, mais ils peuvent atteindre 4 000 en fin de mois. Il nous fallait saisir ces virements et faire le rapprochement des règlements avec une équipe assez réduite. La saisie se faisait le jour J et nécessitait de solliciter des ressources connexes. Le lettrage s’étalait sur la semaine suivante. En moyenne mensuelle, nous arrivions à un taux de saisie et de lettrage de 90 % à J, avec une intervention humaine assez conséquente : 7 personnes en comptabilité clients, plus l’équipe recouvrement selon les pics ».

Avant et après CashOnTime

Avant la mise en place de CashOnTime Allocation, 39 % des virements étaient saisis et lettrés en semi-automatique via des macros Excel. Maintenant, CashOnTime va directement et quotidiennement intégrer le relevé de compte de virement vers 6 heures du matin. CashOnTime fait tourner des algorithmes, va chercher les numéros de factures indiqués dans le relevé de comptes enrichis, des soldes de comptes, des échéances, tout cela pour aboutir à 83 % de lettrage et de saisie automatiques. CashOnTime ne s’arrête pas là : le système a bien souvent identifié le client émetteur du virement, mais peut hésiter sur un lettrage à réaliser. Le système va émettre des propositions de lettrage, et c’est le comptable au sein de la Comptabilité Clients qui validera l’un ou l’autre des propositions.

Des bénéfices sur d’autres services, et notamment le recouvrement

Gérard Anta raconte : « Après validation des propositions, nous arrivons à environ 86 % de saisie de lettrage, le reste étant imputé sur les comptes. Le recouvrement est facilité. Avant, la relance de certains clients pouvait s’avérer problématique (comptes pas à jour…). Il est toujours délicat de traiter le cas d’un client qui assure avoir déjà réglé. La résultante : un certain climat de tension et de doute entre les équipes. Désormais, nous sommes sûrs que, lorsqu’un client a payé par virement, vers 10h du matin, tout est sur les comptes et le recouvrement peut se faire sans problème ! ». Il ajoute : « Nous sommes désormais certains de la preuve d’un règlement … ou de son absence. Nous sommes aussi assurés que les sommes sur notre compte sont imputées sur nos clients le jour J.

L’IA dans le logiciel CashOnTime

Outre le lettrage, l’IA sert à faire une projection de DSO, le délai moyen de règlement. Karine Gidemann explique : « On utilise un algorithme en régression linéaire pour anticiper la tendance du DSO. Il s’agit du nombre de jours entre le jour où la facture est émise et le moment où elle va être encaissée. L’IA analyse, en fonction de l’historique, le comportement de paiement du client ». Il existe d’autres indicateurs : le CEI – l’indice d’efficacité du recouvrement – permet de mesurer la performance des actions de recouvrement pur. Il s’agit du ratio entre le montant de la collecte sur une période donnée par rapport au montant à recouvrer.
Le système mémorise toutes les données obtenues soit via les actions des utilisateurs, par déduction de profils payeurs, catégories de risques. L’IA permet de faire des corrélations entre toutes ces données pour en déduire des analyses et pour pousser les décisions les plus pertinentes aux agents de recouvrement. On dispose aussi du rapport des prévisions d’encaissement, basé sur l’historique des données : à partir du moment où la facture est lettrée et enregistrée en comptabilité, où la date de paiement est connue, on est en capacité de se projeter et d’anticiper les prochains paiements à la semaine, au mois, avec une vision par compte, segmentation de recouvrement, etc. Le but : alimenter la gestion de trésorerie et ajuster la stratégie de recouvrement adéquate.

Au sujet du recouvrement de créances

Bientôt, le système analysera les échanges (mail, chat, …) entre l’agent de recouvrement et son contact chez le client pour détecter des mots-clés (contestation ou promesse de règlement…). En automatique, l’intelligence artificielle va créer une action pour que l’agent de recouvrement puisse intégrer automatiquement ces données dans un workflow de suivi et réduire le temps de contestation des montants de factures. Au final, il s’agit de donner de la visibilité sur tous les leviers d’optimisation du BFR et de maîtriser les décalages dus aux encaissements.

Du côté du personnel en charge du lettrage automatique

« Economiser 2 personnes de l’équipe à temps plein, c’est le business case que j’ai monté pour inciter ma direction à investir dans CashOnTime Allocation » explique Gérard Anta. « Après avoir déployé CashOnTime Allocation, nous avons pu réorienter une personne désireuse de faire du reporting et du contrôle de gestion. Ensuite, l’équipe a pu se concentrer sur son cœur de métier et des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme la réponse à des réclamations clients. Par ailleurs, nous n’avons plus besoin de solliciter les équipes transverses et chacun reste désormais sur son cœur de métier. La crise sanitaire a permis de faire un focus sur les échus, les sociétés défaillantes, les décisions à prendre avec maintenant toutes les cartes en main. Disposer de comptes, de règlements et de lettrages à jour ont grandement facilité certaines situations de travail ! ».

Des attentes dépassées grâce à la solution de lettrage comptable

« Nous avons été séduits par le taux de lettrage annoncé par CashOnTime Allocation et réellement constaté, voire dépassé. La solution a été mise en place rapidement (1 mois et demi, 2 mois sur place). Dans l’intérim, nous émettons beaucoup de factures mensuelles (200 000 à 250 000). Quand on attend un règlement de plusieurs millions, avec des milliers de factures à lettrer, le rapprochement se fera en automatique et non plus manuellement ce qui constitue un gain de temps considérable. Fanny Rondet note que le temps de mise en place dépend du temps et du nombre de personnes que le client peut consacrer à la recette.