CONSEILS ET GUIDES
Une bonne gestion d’entreprise repose sur une gestion de trésorerie saine. Complémentaires à l’expertise comptable de vos collaborateurs et aux logiciels de comptabilité que vous utilisez peut-être déjà, les logiciels de trésorerie sont un atout de taille pour les directeurs financiers et dirigeants d’entreprise.
OUEST Software détaille pour vous ce qu’un logiciel de trésorerie peut apporter à votre entreprise et vous conseille dans le choix d’une solution adaptée.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de trésorerie et à quoi sert-il ?
Logiciel de gestion de trésorerie, qu’est-ce que c’est ?
Le logiciel de trésorerie se distingue du logiciel comptable en ce qu’il constitue un outil de gestion, de contrôle et d’anticipation des liquidités : c’est-à-dire des sommes disponibles pour faire face à des besoins immédiats ou à court, moyen, long terme selon les besoins de l’entreprise. Un logiciel de gestion de trésorerie permet ainsi aux dirigeants et responsables financiers des entreprises de visualiser et d’anticiper les flux de trésorerie. Son objectif est de vous faire savoir si vos liquidités seront suffisantes pour faire face à vos engagements en temps réel, à court et à moyen terme. L’outil vous permet aussi des rapprochements avec votre budget de trésorerie prévisionnel afin d’analyser vos flux et l’état de vos liquidités par rapport à vos objectifs.
À quoi sert un logiciel de gestion de trésorerie ?
L’utilisation d’un logiciel de trésorerie permet une gestion d’une rapidité et d’une précision sans commune mesure avec celles offertes par une gestion papier ou sous excel. Un logiciel vous permet à tout moment de connaître précisément les ressources financières de votre entreprise. Un logiciel de gestion de trésorerie ne sert pas seulement d’indicateur : il donne aussi une force d’anticipation et de réactivité, car il permet de créer des projections sur plusieurs mois. Lorsqu’il est bien choisi, c’est donc aussi un outil précieux d’aide à la décision.
Conseils pour choisir un logiciel de trésorerie
La mise en place d’un logiciel de gestion de trésorerie dans votre Système d’Informations doit répondre à deux objectifs principaux : la recherche d’efficacité opérationnelle et l’aide à la prise de décision. Néanmoins, d’autres fonctionnalités spécifiques peuvent vous être utiles en fonction de la situation de votre entreprise, de ses problématiques et de son organisation.
Analyser la situation de son entreprise
Les besoins que vous rencontrerez pour optimiser le pilotage de votre entreprise varieront selon sa situation, c’est-à-dire le type de structure, son statut fiscal, sa dimension nationale ou internationale, mono- ou multi-devises, ou encore le nombre de ses partenaires bancaires. Plus il s’agit d’une structure complexe, multi-bases et multi-établissements, plus le logiciel de trésorerie devra être puissant et proposer des fonctionnalités facilitatrices performantes. Pour bien choisir votre outil de gestion de trésorerie, il faut donc d’abord définir vos enjeux en matière de sécurisation et de pilotage de trésorerie. Il peut s’agir d’obtenir une meilleure visibilité sur vos positions de trésorerie actuelles et futures, d’optimiser votre trésorerie au quotidien, de faciliter vos recherches de financements, de suivre et de contrôler vos relations avec les établissements bancaires, d’améliorer la productivité de vos services financiers, ou encore de mesurer les risques et les opportunités d’investissement.
Analyser ses besoins en gestion de trésorerie
Un logiciel de trésorerie apporte une assistance en gestion interne, pour les prévisions de trésorerie et le suivi de trésorerie en temps réel, ainsi qu’en gestion externe, pour analyser les besoins de financement et y répondre de manière appropriée (investissement sur fonds propres, prêt bancaire, crédit-bail). Vos besoins en gestion de trésorerie varieront généralement selon le stade de développement de votre entreprise et sa taille. Pour le lancement d’une entreprise, vous rechercherez surtout un logiciel simple, intuitif, mais performant en gestion de trésorerie prévisionnelle, avec des fonctions intéressantes de simulation et de projection. Une petite entreprise présente depuis plusieurs années sur son marché, quant à elle, aura besoin d’un outil permettant le suivi automatique en temps réel, ainsi que la réduction des retards de paiement et impayés pouvant impacter la trésorerie. Dans une PME, vous pourrez avoir besoin de fonctionnalités avancées en matière de trésorerie prévisionnelle, ainsi qu’un logiciel donnant une vue d’ensemble de vos liquidités dans le cadre d’une gestion multi-devises et de plusieurs comptes bancaires. Plus l’entreprise est structurée, plus les fonctionnalités de l’outil pourront être exploitées à différents niveaux, et plus le besoin sera également fort de bénéficier d’un support réactif.
Déterminer les fonctionnalités dont vous avez besoin
Un logiciel de trésorerie peut intégrer un large panel de fonctionnalités, dans sa version standard ou développée. Pour bien choisir votre logiciel, interrogez-vous sur l’utilité de ces différentes fonctionnalités de manière immédiate comme à moyen terme :
⦁ Rapprochement bancaire/ connexion automatique aux comptes
⦁ Outil prévisionnel de trésorerie
⦁ Outil de prévision du chiffre d’affaires
⦁ Gestion des remboursements et prêts
⦁ Gestion des décaissements et encaissements
⦁ Factures fournisseurs
⦁ Factures clients
Lors du choix de vos fonctionnalités, prenez en compte vos objectifs de croissance à court et moyen terme, et les besoins qui pourront naître au fil de l’évolution de votre structure. Certaines solutions modulables sont conçues pour accompagner votre entreprise dans son développement.
Faire un point sur les autres outils financiers utilisés
Le choix de votre logiciel de trésorerie dépendra aussi des outils financiers déjà en place dans votre entreprise. Si vous n’utilisez aucun logiciel de gestion, une solution simple de prise en main et intuitive vous sera plus utile qu’une solution aux fonctionnalités nombreuses. Si, comme beaucoup d’entreprises ayant sauté le pas de la dématérialisation et de l’automatisation des process, vous utilisez déjà un logiciel de facturation, voire un CRM, il faudra veiller à la compatibilité et à la possibilité d’interconnexion de votre solution de gestion de trésorerie avec vos outils : l’importation des données depuis votre CRM ou depuis votre logiciel de facturation doit être possible afin d’éviter absolument les doubles saisies, pertes de temps et sources d’erreurs. Si vous possédez votre propre outil comptable, optez également pour un logiciel de trésorerie qui s’alimentera automatiquement à partir des données de votre solution.
Déterminer votre budget et vos attentes concernant un logiciel de gestion de trésorerie
Les prix des logiciels peuvent considérablement varier selon leurs fonctionnalités de base, leurs possibilités d’évolution et la qualité des services associés, le périmètre de gestion considéré et donc le nombre d’utilisateurs.
À retenir pour choisir son logiciel de gestion de trésorerie
Un logiciel de trésorerie doit vous permettre de visualiser et d’exploiter vos données afin de piloter votre budget de manière optimale. Choisir un logiciel qui vous apportera une vision claire et un gain de temps considérable n’est pas chose aisée. Il importe d’analyser vos besoins afin d’adopter la solution de gestion la plus appropriée à votre structure et à votre budget. Les meilleurs logiciels ne sont pas forcément les plus exhaustifs : seule importe la réponse précise apportée à vos besoins, dans le champ de vos compétences et dans la perspective de votre évolution à court et moyen terme.
