CONSEILS ET GUIDES
Polyvalent et utilisable à tous les niveaux de l‘entreprise, Excel est le logiciel incontournable en bureautique.
En comptabilité d’entreprise, et tout particulièrement pour le rapprochement bancaire, il existe cependant des solutions plus performantes qui permettent de dépasser les limites d’Excel, ou encore de capitaliser sur ses fonctionnalités grâce à leur compatibilité avec vos fichiers Excel existants.
Qu’est-ce que le rapprochement bancaire et à quoi sert-il ?
Qu’est-ce qu’un rapprochement bancaire ?
Opération incontournable pour contrôler les flux de trésorerie et l’état des différents comptes de l’entreprise, le rapprochement bancaire est un exercice de comptabilité courant qui consiste en une comparaison attentive des relevés bancaires et du compte 512. Le but : prendre note des décalages de débit et de crédit et en identifier la source.
À quoi sert un rapprochement bancaire ?
Le rapprochement bancaire a pour but de mieux appréhender la santé de la trésorerie. En lui accordant un suivi minutieux, c’est-à-dire en pointant chaque différence de solde et en recherchant sa cause, la gestion de trésorerie est plus réactive : les éventuelles erreurs d’écriture sont détectées au plus tôt, de même que les doublons ou les chèques non remis. L’identification précoce de factures impayées permet de lancer des opérations de recouvrement. Effectué au minimum mensuellement, le rapprochement bancaire est aussi l’occasion de découvrir des frais bancaires imprévus. Le rapprochement bancaire révèle de manière presque systématique des décalages de soldes, qui n’ont pas nécessairement pour cause des erreurs ou manquements, mais sont dus au délai normal entre la comptabilisation par l’entreprise des chèques émis ou perçus et l’opération de débit ou de crédit effectuée par la banque. Le pointage permet de distinguer les décalages normaux des décalages qui révèlent un dysfonctionnement.
Quelles sont les limites d’un fichier Excel pour les rapprochements bancaires ?
La polyvalence d’Excel a pour revers ses limites de performance dans le cadre de certaines opérations pointues de trésorerie. Pratiqué régulièrement, et à une fréquence d’autant plus importante que le nombre d’opérations bancaires est élevé, le rapprochement bancaire demande de l’efficacité pour être bénéfique à l’entreprise.
Difficultés à créer et mettre à jour un modèle parfait
La construction d’un modèle de rapprochement bancaire adapté à vos besoins sur logiciel tableur est une tâche chronophage, que vous décidiez de modifier un modèle existant pour le personnaliser ou d’en créer un sur mesure. Les modèles gratuits ne sont pas adaptés à une gestion complexe ni au traitement d’un grand nombre de transactions. Il faut donc une maîtrise pointue d’Excel, beaucoup de temps et de patience pour construire un modèle qui s’applique à toutes les particularités de votre entreprise. L’utilisation du tableur continue d’être laborieuse et chronophage lorsqu’il faut utiliser la feuille de calcul de manière intensive, mettre à jour les formules et la documenter. La solution manque par ailleurs de souplesse : en cas de modification de la structure de votre entreprise, de pic de croissance ou de toute autre modification organisationnelle ou statutaire, le travail est à recommencer entièrement, et parfois de manière temporaire.
Difficultés à travailler de manière collaborative
Excel trouve également ses limites dans son manque de fonctionnalités collaboratives. Or l’état de rapprochement bancaire demande souvent l’intervention de plusieurs personnes, au niveau du service comptable comme de la direction. En mode local, il n’est pas possible d’ouvrir un fichier Excel sur deux PC distincts. Lorsqu’un document est partagé, par email par exemple, il est fréquent que les ajustements effectués sur le fichier dupliqué n’apparaissent pas sur le fichier maître. Les solutions payantes d’hébergement dans le cloud, permises par Office 365, ne résolvent pas totalement le problème : la gestion des données reste lourde et les conditions de travail en collaboration sont loin d’être optimales.
Aucune sécurisation des données financières
Le tableur Excel, toujours par sa polyvalence, n’est pas spécifiquement adapté aux conditions particulières de sécurité qu’implique le traitement de données financières et bancaires en entreprise. Les fichiers Excel sont ainsi vulnérables aux problèmes techniques comme humains, qu’ils résultent de bugs informatiques ou d’une tentative de piratage de type ransomware. En cas de fichier corrompu, toutes les données peuvent être perdues. Un logiciel SaaS offre des garanties de sécurité que n’offre pas le logiciel de tableur classique. Or, se mettre à l’abri du vol de données et du risque de perte est un enjeu fort pour les entreprises.
Impossibilité de connecter et synchroniser ses données bancaires
Le rapprochement bancaire repose sur la comparaison des écritures de comptabilité, donc des données internes à l’entreprise, et des données bancaires, externes au système d’information de l’entreprise. Si des logiciels de trésorerie spécialisés permettent une connexion avec les informations bancaires et facilitent les imports-exports de données, l’utilisation d’un tableur Excel implique de tout réaliser manuellement. Le rapprochement implique d’ouvrir d’un côté les relevés et de l’autre les fichiers d’écritures comptables afin de procéder à un pointement laborieux. Cette méthode, en plus d’être chronophage, est source d’erreurs. Pour l’entreprise, c’est une tâche non rentable, puisque plusieurs agents sont mobilisés durant de longues heures pour réaliser à la main ce qu’un logiciel peut tout simplement automatiser. L’impossibilité de synchronisation et de connexion des données bancaires est l’une des grandes faiblesses d’Excel pour le rapprochement bancaire.
À retenir sur les limites du rapprochement bancaire sur Excel
Processus d’import et d’export de données lourds et peu fiables, défaut de sécurité des données, faiblesse des fonctionnalités collaboratives et absence d’outils de synchronisation et de connexion des données bancaire : un tableur, quelles que soient ses qualités, n’est tout simplement pas un logiciel de gestion de trésorerie. Pour assurer une gestion optimale des finances de votre entreprise, les outils de rapprochement bancaire sont plus sûrs et plus performants que les tableurs. Conçus spécifiquement pour le pointage des décalages entre les relevés bancaires et les écritures comptables, les logiciels de rapprochement bancaire disposent d’une interface ergonomique, pensée pour une prise en main rapide et un processus d’apprentissage simplifié. Ils disposent de fonctionnalités collaboratives précieuses pour travailler dans des conditions optimales à la préservation de la santé financière de l’entreprise.
