Grâce aux nouvelles technologies et au développement de la data, il est de plus en plus facile pour les sociétés de tracer les informations. Celles-ci peuvent être un véritable atout, à condition de les recueillir, de les traiter et de les consulter correctement. Or les entreprises ne disposent pas toujours des outils adaptés pour interpréter les énormes quantités de données comme il se doit. Quels sont les avantages du reporting ? À quels services se destine-t-il en priorité ? Quelles données mettre dans un reporting ? OUEST Software fait le point.
Qu’est-ce que le reporting ?
Allons directement à l’essentiel en définissant pour commencer ce qu’est le reporting. Il consiste à s’appuyer sur des indicateurs clés pour mesurer la performance d’une activité et prendre des décisions éclairées grâce à l’analyse des informations. Où en sommes-nous ? Comment en est-on arrivé là ? Quelles sont les pistes d’amélioration ? L’objectif du reporting est de pouvoir répondre à ces questions (et à bien d’autres encore) afin d’améliorer l’efficacité des différents services d’une entreprise (direction, service achat, RH, etc.)
Un outil qui met tout le monde d’accord
Terminées les réunions où chacun arrive avec ses propres données qui rentrent en contradiction directe avec celles de son voisin. Un système de reporting efficace permet à tous les collaborateurs de l’entreprise d’adopter le même langage. Il fluidifie donc la communication, permet de se concentrer sur des KPYs (Key Performance Indicators) communs, et renforce l’autorité du chef d’entreprise ou du manager, qui prendra des décisions considérées comme objectives.
A l’heure où les organisations redoublent d’efforts pour améliorer la collaboration entre leurs différents départements, un outil de reporting est plus que jamais un « casseur de silos », grâce notamment à l’amélioration de la qualité des communications.
Il réduit drastiquement les erreurs de saisie
Pour une petite ou très entreprise, il est encore concevable d’effectuer son reporting sur un tableur classique. Mais au fur et à mesure que celle-ci grandit, que les clients sont plus nombreux et que la quantité de données progresse à vue d’œil, l’intégration d’un vrai logiciel de reporting prend tout son sens. Les avantages qu’il apporte sont évidents : réduction des erreurs de saisie, mise à jour automatique, formules mathématiques préenregistrées, interface intuitive et bien sûr… visualisation des données !
Également appelée datavisualisation, ou « dataviz », la visualisation des données permet de les matérialiser pour les rendre compréhensibles par tous. C’est un élément clé de tout outil de reporting, puisqu’elle aide à comprendre des sujets complexes d’un simple coup d’œil. Grâce à elle, des données qui pourraient sembler sans importance prises seules prennent une toute autre dimension et deviennent compréhensibles pour tous les membres de l’entreprise, qu’il s’agisse d’experts, de décideurs ou d’opérationnels.
Il aide à comprendre ce qui est à priori invisible
Pourquoi les écuries de Formule 1 s’entêtent à analyser les données de course de leurs pilotes même quand ces derniers pensent avoir réalisé une excellente performance ? La réponse est simple : elles analysent des tableaux de données pour avoir l’information la plus objective possible, et apporter les correctifs là où c’est nécessaire.
En effet, certaines informations ne se révèlent vraiment que lorsqu’elles sont mises en comparaison avec d’autres, à la fois d’un point de vue concurrentiel, mais également temporel. Un outil de reporting, notamment ceux intégrant des modules d’intelligence décisionnelle, offre aux entreprises le triptyque gagnant suivant : la compréhension du passé, l’analyse du présent, et la projection dans l’avenir.
Il agrège, rassemble, et restitue…
Les entreprises qui ne disposent pas d’outil de reporting font souvent face à cette situation : les données sont sur différents logiciels ou fichiers et circulent librement (ou pas) au sein de l’organisation dans un but informatif plus que constructif. Les logiciels de Business Intelligence ou de reporting permettent d’agréger les différentes informations stratégiques de l’entreprise au sein d’un référentiel commun.
Les informations sont ainsi accessibles par tous les membres de l’organisation via une seule et même entrée. Bien entendu, des accès déterminés sont possibles en fonction de chaque service (données de vente pour les commerciaux, paie pour les RH, data pour la DSIT, etc.)
…des données diverses et variées
II n’y a priori pas de limite aux données que l’on peut intégrer dans un outil de reporting. L’essentiel étant de s’assurer au préalable que les informations sont les plus exactes possibles, il est alors possible d’utiliser les informations suivantes :
⦁ articles vendus ;
⦁ articles en stock ;
⦁ production en cours et à venir ;
⦁ recettes et dépenses de l’entreprise ;
⦁ effectifs de l’entreprise ;
⦁ liste des clients et partenaires.
⦁ Etc.
Le fonctionnement quasi-automatique de l’outil de reporting permet d’avoir une vue en temps réel de la situation de l’entreprise tout en réduisant les marges d’erreurs dans la prise de décision en raison d’une mauvaise lecture de telle ou telle donnée.
Attention néanmoins à ne pas vouloir faire une « overdose de données. » On a vu naitre ces dernières années une certaine fronde des salariés qui n’en pouvaient plus d’être constamment mis sous la pression « du chiffre ». La tendance actuelle du data driven ne doit pas avoir un effet pervers sur eux, les contraindre à subir des explications de reporting interminables lors des réunions ou les pousser à « trop d’analyse. »
Le reporting peut être une formidable source de progrès et de performance pour l’entreprise, à condition de l’intégrer intelligemment et avec la méthode qui s’impose.
Absence d’outil de reporting : un risque pour l’entreprise ?
Nous avons vu tout au long de cet article que le reporting aide les entreprises à prendre des décisions éclairées. Est-ce que cela signifie qu’en son absence, les choix pris sont forcément mauvais ? Non bien entendu, pendant des dizaines d’années les organisations ont fonctionné même sans y avoir recours. Mais un point fondamental change la donne aujourd’hui : la donnée !
Depuis le début des années 2000, les flux et usages de données ont en effet connu une intensification d’une vigueur inédite. La démocratisation des smartphones, la croissance des réseaux sociaux, la création de départements DSI dans les entreprises et tout simplement le développement de l’informatique au niveau mondial ont augmenté le flux de données à un niveau jamais vu.
Selon l’Institut Montaigne, le volume des données progresse de deux à trois fois tous les ans. L’entreprise ne peut plus ignorer cette formidable opportunité pour améliorer le management, le business, la compétitivité, sa relation client, etc.
Or l’information n’est précieuse que quand elle peut être étudiée, retranscrite et comprise. Pour analyser correctement cette « boulimie » de données, les outils doivent être adaptés à la taille et aux besoins de l’entreprise. Un mauvais reporting peut être un frein à la prise d’initiative ou, pire encore, amener à de mauvaises décisions. C’est pourquoi l’accompagnement par un professionnel est aujourd’hui recommandé pour mettre en forme correctement ce précieux flux d’informations.
Pour en savoir plus
Si vous souhaitez vous concentrer sur votre activité et profiter des avantages apportés par l’intégration d’outils de reporting, n’hésitez pas à entrer en contact avec notre équipe d’experts !
