La rudesse de l’économie mondiale réserve des défis toujours plus grands aux entreprises. Ces dernières doivent constamment redoubler d’efforts pour maintenir le cap de la compétitivité. Plus que jamais, les directions financières jouent un rôle déterminant dans l’élaboration de stratégies d’entreprise avisées. Cela suppose, bien évidemment, une transformation profonde de la profession qui doit prendre appui sur la digitalisation pour relever ces nouveaux défis.
Un contexte économique bouleversé
Avec la maturité de la mondialisation, on assiste à une accélération du rythme, de l’impact et du caractère inédit des crises. La crise sanitaire du Covid-19 a mis en évidence un besoin de pilotage financier plus perspicace. Mais surtout, elle a définitivement remis en question les pratiques budgétaires traditionnelles.
Les bouleversements économiques qui ont suivi la crise géopolitique de l’invasion de l’Ukraine par la Russie, n’ont fait que confirmer cette tendance. D’ailleurs, l’inflation actuelle a atteint des taux record. Elle oblige les Directeurs administratifs et financiers (DAF) à faire preuve d’inventivité pour contrer les effets pernicieux des situations imprévues.
Car face aux incertitudes des crises qui augmentent, la rigidité budgétaire ne fonctionne plus. L’incertitude du contexte force les entreprises, toutes tailles confondues, à repenser continuellement leurs budgets. Elles doivent désormais s’orienter vers des méthodes alternatives d’élaboration budgétaire comme le Budget base zéro (BBZ), les rolling forecasts, la scénarisation ou encore la prévision algorithmique (Intelligence artificielle).
Les rolling forecasts désignent la révision régulière des prévisions budgétaires établies en début d’exercice. L’application de cette méthode permet de tenir compte de la survenue de nouveaux éléments conjoncturels et structurels. La fréquence de ces prévisions (court, moyen ou long terme) dépend de la taille de l’entreprise et de son secteur d’activité.
Le BBZ consiste, comme son nom l’indique, à repartir de zéro et remettre en question chaque poste du budget, quand les circonstances l’imposent.
Enfin, la scénarisation s’appuie sur les prévisions algorithmiques pour aider les entreprises à évaluer les effets de projection de différentes variables externes. Il faut prévoir le meilleur, le pire et le médian pour parer à toutes les situations imprévues. Aujourd’hui, les entreprises doivent être capables de faire évoluer leurs hypothèses budgétaires. Ces nouvelles nécessités dictées par l’incertitude économique redéfinissent le rôle traditionnel des DAF et des contrôleurs de gestion.
DAF et contrôleurs de gestion aux commandes de la transformation
Si l’on se replace une ou deux décennies en arrière, on peut dire que le DAF avait avant tout un profil de comptable. La profession a changé par la force de la digitalisation des métiers et aujourd’hui les entreprises donnent la priorité aux connaissances en exploitation et interprétation des données. Les contrôleurs de gestion ne sont plus sollicités pour faire une production de chiffres basique et élémentaire, suivie d’une courte analyse. Au contraire, leur rôle est désormais axé sur le pilotage de la performance financière. Ceci se fait à présent dans des délais raccourcis par la pression croissante des impératifs de rentabilité de l’économie globalisée.
Le processus financier ne peut plus être basé sur l’envoi d’e-mails et de fichiers Excel. Il faut gagner en fiabilité et en rapidité. Un moyen efficace d’y parvenir est de s’appuyer sur des règles de gestion centralisées et partagées. C’est le nouveau rôle qui incombe au DAF, à savoir modéliser l’ensemble des indicateurs à partir d’un outil unique, facilement exploitable par toutes les parties prenantes.
Les exigences de la fonction finance ont radicalement évolué. De nos jours, il est essentiel que les DAF et les contrôleurs de gestion optimisent l’emploi de leur temps. C’est possible grâce à l’utilisation de solutions logicielles qui exécutent les tâches à faible valeur ajoutée (compilation et validation de données, etc.), ce qui libère du temps pour l’analyse pure. Les directions financières peuvent ainsi se consacrer aux plans stratégiques et accorder du temps aux équipes opérationnelles. Car les outils numériques sont de formidables accélérateurs de temps, mais ils ne remplacent pas la vision humaine.
Les solutions logicielles au service de l’efficacité
Mettre en place des solutions d’élaboration budgétaire et de reporting financier présente des avantages incontestables. Ces solutions éliminent en grande partie le manque de fiabilité des données, ce qui préoccupe souvent les directions financières. En effet, beaucoup d’entreprises fonctionnent encore avec Excel. La source des erreurs provient du facteur humain. On le comprend aisément quand il est question de manipuler plusieurs dizaines, et parfois centaines, de fichiers Excel.
Cette méthode donne encore des résultats pour les petites structures, mais à partir d’une certaine taille, l’entreprise doit investir dans des solutions fiables. Contrairement à Excel, un logiciel dédié assure un contrôle de cohérence, de formules et d’hypothèses. Il offre en outre un gain de temps considérable grâce à la gestion de la collecte et de la vérification des données, ainsi qu’à la possibilité de mettre en place un workflow. Cela se traduit également par une réduction du coût de la fonction finance.
Les solutions logicielles assurent en plus une cohérence générale renforcée entre les différents cycles prévisionnels (plan, budget, forecasts) et une meilleure intégration des managers opérationnels. Tout cela sert les objectifs stratégiques globaux de l’entreprise. Agilité, précision et prédictibilité sont les maîtres-mots des solutions d’élaboration budgétaire et de reporting financier. L’exploitation d’indicateurs de performance opérationnels et financiers se fait à partir de tableaux de bord simples. Cela contribue à améliorer la réactivité vis-à-vis de la Direction générale, et surtout la prise d’actions correctives. Tout le processus financier y gagne.
Excel est certes un outil puissant qui atteint ses limites lorsque l’entreprise se développe, néanmoins beaucoup de sociétés y restent malgré tout attachées. Alors pour les irréductibles de ce tableur emblématique, il existe des solutions qui prennent en charge l’intégration de données Excel. Vous y gagnez en plus la sécurité, la fiabilité, l’automatisation de tâches et de production d’indicateurs, ainsi que la possibilité d’exploiter la puissance des workflows.
Suivant le contexte de l’entreprise (taille et méthodes), il faudra faire un arbitrage entre la capitalisation de l’existant (conserver une partie des méthodes en place) ou la remise en question de tout le processus financier.
Dans tous les cas, la réponse aux situations de crises présentes et à venir, est dans la nécessité d’être agile, pour suivre la transformation de la fonction finance.
